Harjoitus: tee asiakirjastandardin mukaan ohjeet itsellesi asiakirjastandardin mukaisen asiakirjan kirjoittamisesta. Kirjoita tämän kuvan mukainen asiakirja alla olevien ohjeiden mukaisesti. Saat samalla ohjeiden lisäksi myös asiakirjastandardin mukaisen pohjan käyttöösi.
HUOM! Älä kirjoita rivinumeroita, eikä sarkainpaikkoja
Asiakirjan standardin SFS 2487 (2007) mukainen asettelu ohjeineen. Standardi ostettavissa SFS-verkkokaupasta.
Tässä yllä olevan kuvan tiedosto pdf tiedostona, jotta voit tarkastella sitä lähemmin ja lukea kirjoitettavan tekstin. Rivinumeroita, ei ole tarkoitus kirjoittaa, vaikka ne ovat ohjeessa selkeyden vuoksi näkyvissä.
1. Kun avaat Wordin, laita ensin sivun asetukset kohdalleen:
2. Reunukset: Asiakirjassa vasen reunus on 2 cm ja yläreunus 1 cm. Alareunus ja oikeareunus voivat olla välillä 1,5 – 2,5. Suosittelen 1,5 cm. Muista asettaa myös ylä- ja alatunnisteen etäisyydet reunasta oikein.
4. Asettelu: Ylätunnisteen etäisyys yläreunasta 1 cm.
Aseta nämä oletukseksi reunukset, jos kirjoitat paljon standardin mukaisia asiakirjoija-.
5 .Laita asiakirjaan viivain näkyviin, jotta näet sarkaimet.
Aloita kirjoittaminen ylätunnisteesta: Avaa ylätunniste Lisää valintanauhasta Ylätunniste, sieltä vaihtoehto tyhjä.
7. Sarkaimet: ovat itse asiakirjassa ja ylätunnisteessa 2,3 cm välein. Ensin Tyhjennä kaikki, painikkeesta Tyhjennä kaikki. Sitten laita kohtaan Oletussarkaimet: 2,3 cm. Paina sen jälkeen OK. Asetukset on tehtävä sekä asiakirjassa, että ylätunnisteessa.
VINKKI: Väärät sarkaimet saat pois, myös tarttumalla niihin hiirellä ja nostamalla viivaimelle "pois".
Asiakirjan nimi esimerkkejä
Asikakrjan nimi kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja muut kirjaimet pienellä.
- pyydän tarjousta = Tarjouspyyntö
- laadin tarjouksen tuotteesta, palvelusta yms. = Tarjous
- tilaan tuotteen, palvelun yms = Tilaus
- vahvistetaan asaikkaan tilauksen vastaanotto ja sopimusehdot = Tilausvahvistus
- laskutan tuotteesta tai palvelusta = Lasku
- kutsun jäseniä kokoukseen = Kokouskutsu
- laadin pöytäkirjan kokouksesta = Pöytäkirja
- tiedotan asiasta = Tiedote
- kerron työpaikoistani, koulutuksistani, harrastuksien luottamustoimista jne = Ansioluettel
- kirjoitan palaverissa sovituista asioista = Muistio
- haen työpaikkaa paikkaa = Hakemus
- anon avustusta = Anomus
- pyydän lupaa = Pyyntö
- teen vuokrasopimuksen = Vuokrasopimus
- irtisanon vuokraspimuksen = Irtisanominen
Tärkeää: Lähettäjän tietojen jälkeen olevat kaksi tai kolme tyhjää riviä sijoitetaan ylätunnisteeseen, jotta useampisivuisen asiakirjan teksti alkaa seuraavilla sivuilla oikeasta kohdasta. Ylätunniste on aina 7 riviä korkea.
Yrityksen logo tai liikemerkki, muodostavat yhdessä yritys-tai yhteisötunnuksen. Logo ja/tai liikemerkki sijoitetaan lomakkeen vasempaan yläreunaan. Se ja/tai ne voidaan sijoittaa myös keskelle tai oikeaan reunaan.
8. Jos asiakirjat numeroidaan juoksevasti (esim. pöytäkirjat tms.) asiakirjan numero sijoitetaa sarkainkohtaan 13,8 cm
Sivunumerot lisätään valintanauhan Lisää - Pikaosiat - Kenttä-toiminnolla, jotta ne päivittyvät automaattisesti sivujen lisääntyessä ja sivuja vaihdettaessa. Sivunumero tulee sarkain kohtaan 16,1 cm ja koko asiakirjan sivujen yhteenlaskettu määrä on sulkujen sisällä.
Ota sielätä ensin kenttä Page ja paina OK. Kirjoita ylätunnisteeseen sivunumeron perään välilyönti ja sulku Ota uudestaan valintanauhan Lisää - Pikaosat - Kenttä ja sieltä nyt NumPages ja OK. Laita sulkeva sulku ja paina rivinvaihtoa. Kirjoita nyt lähiosoite jne..
Kirjoita ylätunnisteen loput tunnistetiedot. Lähettäjän nimi, organisaatio ja asiakirjan nimi (esim. Tarjous, Pöytäkirja, Muistio, Sopimus) voidaan kirjoittaa lihavoidulla fontilla ja ne voidaan kirjoittaa myös 1-2 pt:tä suuremmalla kirjasimella.
9. Päivämäärä: se tulee ylätunnisteen riville 4 sarkainkohtaan 9,2 cm. Tee se valintanauhan Lisää - Päivämäärä ja aika -toiminnolla. Valitse päivämäärä suomenstandardin mukaisesti. Jos haluat päivämäärän päivittyvän asiakirjan avaus tai tulostus päivämääräksi, laita rasti ruutuun Päivitä automaattisesti. Kirjoita ylätunniste loppuun ja varmista, että sen korkeus on seitsemän riviä. Tee tyhjiä rivinvaihtoja riittävästi.
10. Palaa asiakirjaan: Aloita varsinainen tekstin kirjoittaminen. Kasoisnapsauta hiirellä nopeasti Ylätunniste sanan alapuolella olevaa tyhjää tilaa.
Kun tarvitset sivuotsikoita laita riippuva sisennys päälle ja sen on oltava 4,6 cm.
VINKKI:
Jos haluat käyttää näppäin yhdistelmää tai riippuva sisennys ei jostain syystä pysy päällä, voit tehdä sen näppäin yhdistelmällä CTRL+T+T ja kappaleen sisennyksen saat vastaavasti CTRL+M+M. Riippuvan sisennyksen poisto CTRL+SHIFT+T+T ja vastaavasti kappaleen sisennyksen poisto CTRL+SHIFT+M+M.
11. Tilapalkkiin rivinumerot: Laita tilapalkkiin rivinumerot näkyviin, elleivät ne ole jo näkyvissä. Rivinumerot helpottavat viitteen ja otsikon sijoittamista oikeaan kohtaan. Valitse tilapalkki hiiren oikealla painikkeella ja laita aktiiviseksi kohta Rivinumero. (Joskus vaatii asiakirjan uudelleen rivittäimisen tai tallennuksen ja uudelleen avaamisen, ennen kuin numero tulee näkyviin)
12. Vastaanottajan tiedot: Osoitteellisessa
asiakirjassa vastaanottajan tiedot kirjoitetaan riviltä yksi alkaen (menevät oikeaan paikkaan, kun ylätuunisteessa on 7 riviä). Vastaanottajan tiedot kirjoitetaan niin, että ensin yrityksen nimi. Nimen kirjoitus aloitetaan isolla alkukirjaimella ja muut kirjaimet kirjoitetaan pienellä.
Jos kirje on tarkoitettu yksityisesti, jollekin yriyksen henkilölle, silloin hänen nimensä kirjoitetaan riville 1 ja yrityksen nimi vasta rivlle 2.
Jos
asiakirjassa ei ole osoitteellinen, otsikko sijoitetaan riville yksi. Otsikko kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja muut kirjaimet pienillä.
13. Viite: Viite kirjoitetaan riville 9 sarkain kohtaan 0. Se kirjoittetaan , jos viitataan, johonkin tarjoukseen, puhelinkeskusteluun, ilmoitukseen tms. Ellei viitettä ole, jätetään rivi tyhjäksi.
Viitteestä
Viittaus aiempaan yhteydenottoon:
Ilmoituksennen Iisalmen Sanomissa 3.3.20xx
Tarjouksenne 4.5.20xx
Puhelinkeskustelumma 6.4.20xx Lempinen/Laakkonen
Kirjeennen 23.5.20xx
14. Otsikko: asiakirjan otsikko kirjotetaan riville 11. Se kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja muut pienillä aakkosilla sen voi lihavoida.
15. Teksti: Teksti kirjoitetaan niin, että sen vasen reuna on sarkain kohdassa 4,6 cm. Tekstissä käytetään riippuvaa sisennystä, jotta väliotsikko sijoittuu oikein ja turhia rivinvaihtoja ei tarvita. Asiakirjassa voi olla myös väliotsikoita. Väliotsikot kirjoitetaan sarkain kohtaan 0. Jos väliotsikko on niin pitkä, että se menee sarkain kohdan 4,6 yli sen alapuolelle tulee tyhjärivi ennen otsikkoon liittyvää tekstiä.
VINKKI:
Jos haluat käyttää näppäin yhdistelmää tai riippuva sisennys ei jostain syystä pysy päällä, voit tehdä sen näppäin yhdistelmällä CTRL+T+T ja kappaleen sisennyksen saat vastaavasti CTRL+M+M. Riippuvan sisennyksen poisto CTRL+SHIFT+T+T ja vastaavasti kappaleen sisennyksen poisto CTRL+SHIFT+M+M.
16. Lopputervehdys: Lopputervehdystä ei kirjoiteta koskaan yksinään omalle paperille. Lopputervehdyksen ylä- ja alapuolella on yksi tyhjä rivi. Lopputervehdys kirjoitetaan sarkainkohtaan 4,6. Jos kirjeen kirjoittajan on yritys, yrityksen nimi kirjoitetaan lopputervehdyksen jälkeen ja se erotetaan lopputervehdyksestä yhdellä rivinvaihdolla. Nimen selvennyksen yläpuolelle jätetään kolme tai neljä tyhjää rivinvaihtoa. Tyhjien rivien määrä mukautetaan allekirjoittajan käsialan mukaiseksi.
Asiakirja on valmis..
17. Loppumerkinnät. Allekirjoituksen jälkeen voi tulla loppumerkintöitä tiedot liitteistä tai jakeluista tms. Loppumerkintä erotetaan allekirjoituksesta vähintään yhdellä rivivaihdolla. Loppumerkinnän otsikko tulee sarkainkohtaan 0 ja se kirjoitetaan isolla alkukirjaimella, mutta loppumerkinnän luettelon asiat kirjoitetaan pienellä alkukirjaimella, elleivät ne ole erisnimiä.
